معرفی کردن در جلسه های کاری
رفتار مناسب در محیط های کاری و حرفه ای بسیار مهم است. با احترام گذاشتن به افراد می توان احساس خوبی را در آن ها ایجاد کرد. حتماً در مورد اهمیت اولین برخورد یا First Impression در روابط فردی شنیده اید. احساسی که در اولین برخورد خود با فرد مقابل خود ایجاد می کنید، نقش تعیین کننده ای در پیشبرد رابطه دارد. اهمیت این نوع برخورد در محیط های حرفه ای دو چندان شده و نحوه معرفی کردن در جلسه های کاری موضوعی دارای اهمیت محسوب می شود.
در واقع این تصور و احساس به وجود آمده در جلسه اول می تواند هدایت گر مکالمه بوده و نحوه برگزاری جلسات بعدی را نیز تعیین کند. حتی، نحوه سلام کردن شما هم در این جلسات می تواند بلافاصله تصویری در ذهن مخاطب ایجاد کند. علی رغم اهمیت مباحثی مانند آداب معاشرت در فضاهای کاری و حرفه ای، این مطالب به میزان کمی در دانشگاه ها مورد تدریس قرار می گیرند. البته، دانشگاه علامه طباطبایی یکی از معدود دانشگاه هایی بود که این واحد درسی را در دروس خود داشت. در این سلسله از مطالب در وب سایت مارکت گرافی، قصد داریم تا به توضیح بخشی از این مباحث بپردازیم.
آداب معاشرت و نحوه معرفی کردن در جلسه های کاری
ملاقات و جلسه اول نقش بسیار مهمی در برقراری ارتباط و ساختن اعتماد میان طرفین دارد. شناخت فردی که قرار است با وی رابطه کاری برقرار شود مهم است ولی باید مراقب بود که از وی سوال های شخصی پرسیده نشود.
اگر فردی قصد صحبت کردن با شما را دارد و به طرف شما می آید، در مقابل وی بایستید.
اگر در اتاقی نشسته اید و فردی وارد اتاق می شود، برای احترام گذاشتن به وی برخیزید. در این مواقع اغلب خانم ها از جای خود بلند نمی شوند. فرقی نمی کند که شما خانم هستید یا آقا، ایستادن در مقابل این فرد می تواند نشان دهنده شخصیت شما بوده و تأثیر بسیار خوبی در برخورد اول بر روی طرف مقابل تان گذارد. این حرکت شما، احترام گذاشتن به خود شما و فرد مقابل تان تلقی خواهد شد.
سر وقت رسیدن نکته بسیار مهمی است که متاسفانه با توجه به حجم زیاد ترافیک در شهرهای بزرگ، رعایت آن کمی مشکل است. اگر بتوانید در جلسه ها خود را به موقع برسانید، تأثیر خوبی بر روی فرد مقابل خود خواهید گذاشت. البته برای برخی از افراد این موضوع چندان اهمیتی ندارد.
به عقیده کارشناسان همواره این ۵ مورد را می بایست در جلسه های خود رعایت کنید:
۱– برقراری ارتباط چشمی
۲– دست دادن
۳– معرفی خود به آرامی و به صورت واضح
۴– آشنا شدن با نام طرف مقابل
۵– لبخند زدن
رعایت این موارد مثبت نگر بودن و اعتماد به نفس شما را به طرف مقابل تان نشان خواهد داد.
معرفی کردن در جلسه های کاری می بایست به صورت کامل انجام شود.
نام و نام خانوادگی خود را به صورت کامل عنوان کنید. اگر طرف مقابل از شما می خواهد تا وی را به شیوه ای خاص صدا کنید، مثلاً از شما می خواهد تا او را با نام کوچک صدا کنید، حتماً به خواسته او احترام بگذارید.
اگر هنگام معرفی کردن در جلسه های کاری نام طرف مقابل خود را متوجه نشدید، بسیار محترمانه از او خواهش کنید تا دوباره نام خود را تکرار کند.
در هنگام معرفی کردن در جلسه های کاری، اگر نام تان بسیار طولانی است یا تلفظ سختی دارد به آهستگی آن را تلفظ کنید. اگر ممکن است به تغییر آن یا کوتاه کردن نام خود برای راحتی طرف مقابل خود نیز فکر کنید. در غیر این صورت بهتر است تا نام خود را با املای صحیح بر روی کاغذی نوشته و یا کارت ویزیت خود را در اختیار طرف مقابل قرار دهید. به این ترتیب وی می تواند با املای صحیح نام شما آشنا شود.
به فرهنگ کشورها و شهرهای مختلف احترام گذارید.
مخصوصاً در فرهنگ های شرقی و ایرانی صدا کردن فردی با نام کوچک مخصوصاً در محیط های کاری بی احترامی محسوب شده و ممکن است سبب رنجش افراد شود. اگر این معرفی کردن در جلسه های کاری رخ دهد و آن هم در جلسه اول یا فضایی که شما با شخص مورد نظر هیچ آشنایی ندارید، موضوع بدتر نیز می شود.
شبکه های اجتماعی حرفه ای مانند لینکدین را نیز می بایست در این دسته قرار داد. تصور کنید فردی در شبکه اجتماعی لینکدین بدون داشتن هر گونه آشنایی با شما، شما را با نام کوچک تان خطاب کند!!!!
بهتر است در این موارد رفتار حرفه ای خود را حفظ کرده و با نامیدن افراد با نام فامیل فاصله حرفه ای را حفظ کنید. این مورد در خصوص خانم ها اهمیت بسیار پر رنگ تری پیدا می کند زیرا اغلب آن ها تمایلی ندارند تا از جانب یکی از همکاران مرد خود به نام کوچک خطاب شوند.
در طول جلسه و زمانی که فرد مقابل در حال صحبت کردن است با او ارتباط چشمی برقرار کرده و لبخند بزنید.
با تشکر کردن از فرد مقابل بابت جلسه و داشتن نگرشی مثبت در طول جلسه، به او نشان دهید که این ملاقات برای شما مهم است.
